Empfehlungsprogramm aufbauen: Kunden werben Kunden in 7 Schritten

Ein Empfehlungsprogramm aufzubauen dauert keine Wochen. Wenn du weißt, wofür du belohnst und wie eine Empfehlung bei dir ankommt, steht ein Kunden-werben-Kunden-Programm an einem Nachmittag. Diese Anleitung führt dich in sieben Schritten vom Ziel bis zur ersten übergebenen Prämie, mit einer Checkliste am Ende.

Warum sich Empfehlungsmarketing gerade für kleine und mittlere Unternehmen lohnt, erklärt der Leitfaden Empfehlungsmarketing. Hier geht es um die Umsetzung. Die Beispiele zeigen, wie die Schritte in refPilot aussehen, die Reihenfolge passt aber auch, wenn du mit Papier und Tabelle startest.

Schritt 1: Ziel festlegen – was ist für dich ein neuer Kunde?

Bevor du über Prämien nachdenkst, beantworte eine einfachere Frage: Was soll eine Empfehlung bringen? Für einen Heizungsbauer ist es ein Auftrag, für eine Maklerin ein Eigentümer, der verkaufen will, für eine Beraterin ein Erstgespräch.

Schreib das Ziel in einem Satz auf, zum Beispiel: „Eine Empfehlung ist erfolgreich, wenn daraus ein unterschriebener Auftrag wird.“ Dieser Satz entscheidet später, wann du einen Lead als Kunden markierst und ab wann die große Prämie fällig ist.

Leg außerdem fest, was davor zählt. Eine Anfrage über das Formular ist noch kein Kunde, aber ein Zeichen, dass die Empfehlung gewirkt hat. Viele Programme belohnen beides: ein kleines Dankeschön für die Anfrage, ein größeres für den Abschluss.

Ein Beispiel: Eine Malerin bekommt viele Anfragen, aber nur jede zweite passt zu ihr, weil sie keine Kleinstaufträge annimmt. Sie legt fest: Ein Kunde ist, wer einen Auftrag ab einem Raum unterschreibt. Damit weiß sie später genau, welchen Lead sie als Kunden markiert, und ihre Empfehlungsgeber wissen, wofür es die große Prämie gibt. Schreib diese Bedingung auch auf die Landingpage. Klare Regeln vermeiden Enttäuschung auf beiden Seiten.

Schritt 2: Empfehlungsgeber auswählen – wer empfiehlt dich schon?

Die besten Empfehlungsgeber sind Menschen, die dich ohnehin weiterempfehlen. Überleg, woher deine letzten zehn Neukunden kamen. Oft tauchen dieselben Gruppen auf:

• Stammkunden, die mit deiner Arbeit zufrieden sind und in ihrem Umfeld gefragt werden.
• Partnerbetriebe, die dieselben Kunden haben, aber nicht dasselbe anbieten: der Elektriker für den Heizungsbauer, der Hausverwalter für die Maklerin.
• Mitglieder oder Fans, etwa in einem Verein, einem Studio oder einer Community.

Für jede Gruppe kann eine eigene Kampagne sinnvoll sein. Partnerbetriebe brauchen eine andere Ansprache und oft eine andere Prämie als Privatkunden. In refPilot gehört jeder Empfehlungsgeber zu genau einer Kampagne. So siehst du getrennt, welche Gruppe wie viel bringt.

Schritt 3: Prämie und Schwelle festlegen – womit bedankst du dich?

Jetzt geht es um das Dankeschön. Eine Prämie hat drei Teile: einen Namen, eine Kennzahl und eine Schwelle. Die Kennzahl ist das, was zählt:

• Klicks: Wie oft wurde der Empfehlungslink geöffnet? Gezählt wird jeder Besucher einmal.
• Leads: Wie viele Interessenten haben sich über den Link im Formular eingetragen?
• Kunden: Wie viele dieser Leads hast du als Kunden markiert?

Die Schwelle legt fest, ab wann die Prämie fällig ist, zum Beispiel „Kinogutschein ab 2 Leads“ oder „100 € Gutschrift ab 1 Kunde“. Mehrere Prämien fasst du in einem Prämienset zusammen und verknüpfst es mit der Kampagne.

Drei Faustregeln helfen bei der Wahl:

• Für Ergebnisse belohnen. Die größte Prämie gehört zur Kennzahl Kunden. Dort hast du selbst entschieden, dass ein Auftrag zustande kam.
• Klicks nur klein belohnen. Klicks sind leicht zu erzeugen. Eine Klick-Prämie eignet sich höchstens als kleines Dankeschön fürs Teilen.
• Stufen statt Wiederholung. Jede Prämie gibt es je Empfehlungsgeber einmal. Wer öfter empfiehlt, erreicht die nächste Stufe, etwa bei 1, 3 und 5 Kunden.

Konkrete Vorschläge für jede Branche findest du in 30 Prämienideen für Empfehlungen.

Schritt 4: Landingpage mit Lead-Formular erstellen

Dein Programm braucht einen Ort, an dem Empfehlungen ankommen. Das ist die Landingpage deiner Kampagne. Sie erfüllt zwei Aufgaben:

1. Für Interessenten: Sie erklärt dein Angebot und sammelt Anfragen über das Lead-Formular.
2. Für Empfehlungsgeber: Sie erklärt das Programm und die Prämien und lässt Besucher ihren persönlichen Empfehlungslink selbst erstellen.

Für den zweiten Teil braucht die Seite einen Bereich, in dem Besucher einen Empfehlungslink erstellen. Beim Anlegen der Kampagne schaltest du ihn mit Besucher können eigene Empfehlungslinks erstellen ein. Ein Konto brauchen deine Empfehlungsgeber nicht: Sie öffnen die Seite, erzeugen ihren Link und teilen ihn.

Am schnellsten entsteht die Seite mit dem KI-Schnellstart. Du beschreibst im Chat, was du anbietest, wen du erreichen willst und welche Prämien es gibt, und bekommst einen Entwurf der Landingpage zum Prüfen. Alternativ wählst du im Wizard eine Seitenvorlage und passt sie im Baukasten an.

Eine gute Landingpage für ein Empfehlungsprogramm beantwortet fünf Fragen, in dieser Reihenfolge:

1. Was bietest du an? Eine Überschrift, die in einem Satz sagt, wofür man dich empfiehlt.
2. Warum dir vertrauen? Ein, zwei Sätze zu dir, deinem Betrieb oder deinem Team, gern mit Foto.
3. Wie geht es weiter? Was passiert, nachdem jemand das Formular abgeschickt hat, und wie schnell du dich meldest.
4. Was bekommt der Empfehlungsgeber? Die Prämienstufen in klaren Worten, mit Kennzahl und Schwelle.
5. Wie empfehle ich? Der Bereich, in dem Besucher ihren Empfehlungslink erstellen.

Beim Formular gilt: so wenig Fragen wie möglich. Name und ein Kontaktweg reichen für den ersten Kontakt. Jedes weitere Pflichtfeld kostet Anfragen und erhebt Daten, die du vielleicht nicht brauchst.

Schreib die Prämien auf die Seite. Wer empfiehlt, will wissen, was es gibt und ab wann. Die Abschnitte mit Prämienstufen auf der Landingpage sind Text. Änderst du später dein Prämienset, passt du sie im Baukasten an.

Schritt 5: Empfehlungslinks und QR-Codes verteilen – wo wird geteilt?

Jetzt muss das Programm zu deinen Kunden. Du teilst den Link deiner Kampagne, deine Kunden erstellen daraus ihren eigenen Empfehlungslink und geben ihn weiter. Dafür gibt es mehrere Wege:

• Im Gespräch: Der beste Moment ist der, in dem dein Kunde gerade zufrieden ist, etwa nach der Abnahme oder einem guten Ergebnis.
• Per E-Mail und Messenger: Ein kurzer Text mit dem Link zur Kampagne, nach Abschluss eines Auftrags oder im Newsletter.
• Als QR-Code: Den QR-Code deiner Kampagne lädst du in refPilot über Teilen als Bild herunter und druckst ihn auf Rechnung, Visitenkarte, Flyer oder Fahrzeug.

Empfehlungsgeber haben es danach einfach. Ihr persönlicher Link ist sofort fertig: Sie kopieren ihn, teilen ihn direkt per WhatsApp oder E-Mail oder speichern ihn als eigenen QR-Code. Danach bittet die Seite um einen Namen und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Die Angabe ist freiwillig, du brauchst sie aber, um später eine Prämie zu übergeben.

Schritt 6: Anfragen bearbeiten und Kunden markieren

Trägt sich jemand über einen Empfehlungslink im Formular ein, entsteht ein Lead, der dem Empfehlungsgeber zugeordnet ist. Ab hier entscheidet deine Reaktionszeit. Wer auf Empfehlung kommt, hat Vertrauen, aber nicht unbegrenzt Geduld. Melde dich auf dem Kontaktweg, den der Interessent gewählt hat, und zwar möglichst noch am selben Tag.

Wird aus dem Lead ein Auftrag, markierst du ihn als Kunden. Das ist der Moment aus Schritt 1. refPilot erkennt Aufträge nicht automatisch, die Entscheidung liegt bei dir. Du markierst den Lead von Hand oder lässt das dein CRM über die API erledigen, wenn dein Plan API-Zugang hat.

Leg im Team fest, wer neue Leads bearbeitet. In refPilot kannst du Leads einzelnen Mitgliedern zuweisen. So bleibt keine Anfrage liegen, weil jeder dachte, ein anderer kümmert sich.

Schritt 7: Prämien übergeben und Ergebnisse auswerten

Erreicht ein Empfehlungsgeber eine Schwelle, gibt refPilot die Prämie frei und legt eine Prämien-Übergabe an. Wer die Kampagne angelegt hat, bekommt in der App die Benachrichtigung „Prämie erreicht“, und auf dem Dashboard zeigt Offene Prämien, was noch zu erledigen ist.

Die Übergabe selbst erledigst du: Gutschein überreichen, Gutschrift verbuchen, Betrag überweisen. Danach hakst du sie mit Übergabe bestätigen ab. Eine zuverlässige, zeitnahe Übergabe ist das Wichtigste am ganzen Programm. Wer einmal leer ausgeht, empfiehlt dich kein zweites Mal.

Nach den ersten Wochen lohnt ein Blick auf die Zahlen, je Kampagne und je Empfehlungsgeber:

• Viele Klicks, wenige Leads: Die Landingpage überzeugt noch nicht. Prüf Überschrift, Angebot und Formular.
• Viele Leads, wenige Kunden: Das Angebot passt nicht ganz, oder Anfragen werden zu langsam bearbeitet.
• Wenige Klicks: Deine Kunden wissen nichts vom Programm oder teilen nicht. Erinnere öfter daran und mach die Prämie sichtbarer.

Passe eine Sache nach der anderen an, dann siehst du, was wirkt. Änderungen an einem Prämienset gelten sofort für alle verknüpften Kampagnen.

Checkliste: dein Empfehlungsprogramm zum Abhaken

• Ziel in einem Satz formuliert: Wann ist eine Empfehlung erfolgreich?
• Empfehlungsgeber ausgewählt, bei Bedarf eine Kampagne je Gruppe
• Prämienset angelegt: Kennzahl und Schwelle je Prämie, Klick-Prämien klein
• Landingpage mit Lead-Formular, Bereich für Empfehlungslinks eingeschaltet
• Prämien und Bedingungen auf der Seite beschrieben
• Formular auf die nötigen Angaben gekürzt
• Kampagne veröffentlicht
• Link und QR-Code bereit für Gespräch, E-Mail, Rechnung und Visitenkarte
• Zuständigkeit für neue Leads im Team geklärt
• Kunden zeitnah als Kunden markiert
• Prämien zeitnah übergeben und abgehakt
• Zahlen nach vier Wochen angesehen und eine Sache verbessert

Prämien und Datenschutz sind Themen, bei denen es auf Details ankommt. Ob Prämien steuerlich zu behandeln sind und was du bei Empfehlungs-E-Mails beachten musst, hängt vom Einzelfall ab. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Kläre diese Fragen mit deiner Steuerberatung oder einer Rechtsanwältin.